Lima Kategori Defisiensi Utama yang Menyebabkan Material Weakness (MW) ICOFR

Ge & McVay (2005) meneliti 261 perusahaan di Amerika Serikat yang mengungkapkan material weakness (MW) di tahun-tahun pertama implementasi Internal Control over Financial Reporting (ICOFR). Adanya MW di suatu perusahaan berarti ICOFR di perusahaan tersebut tidak efektif untuk periode tertentu. Berdasarkan penelitian mereka, dari 493 MW yang diungkapkan, 75% MW dapat dikategorikan ke lima kategori utama, yaitu:

1. Account-specific (24%)

Defisiensi terkonsentrasi pada akun berbasis akrual dan akun kompleks, dengan jumlah terbanyak pada:

• Piutang dan Hutang
  Dua akun ini menjadi titik paling sering munculnya defisiensi. Hal ini logis, karena akun berbasis akrual memiliki sensitivitas tinggi terhadap kesalahan cut-off, pengakuan transaksi, dan rekonsiliasi manual.
• Persediaan
  Akun ini adalah akun kedua yang paling rentan. Defisiensi di akun persediaan bukan karena tidak ada kontrol, tetapi karena kontrolnya tidak dirancang untuk menangani volume transaksi yang besar dan kompleksitas operasional yang tinggi.
• Perpajakan, Derivatif, Aset Tetap – Penurunan Nilai
  Akun yang membutuhkan judgment teknis tinggi cenderung berisiko tinggi ketika bukti reviunya tidak formal atau asumsi-asumsi yang digunakan tidak bisa dijelaskan.

2. Kecukupan Jumlah dan Kompetensi Pemilik Pengendalian (17%)

Defisiensi ini terkait sumber daya manusia, khususnya kecukupan jumlah dan kompetensi pemilik pengendalian di fungsi akuntansi dan operasi. Defisiensi ini sering kali sebagai akar penyebab pengendalian yang memiliki rancangan efektif tetapi operasinya tidak efektif. Dua dimensi utama yang berkontribusi kepada defisiensi adalah:

1. Kecukupan jumlah pemilik pengendalian yang memiliki kompetensi teknis, dan
2. Tingkat kedalaman pelatihan yang diberikan kepada pemilik pengendalian untuk memahami kebijakan akuntansi kompleks dan proses pengendalian internal.

3. Proses Financial Closing di Akhir Periode (14%)

Defisiensi yang muncul pada proses ini terkait:

• reviu jurnal penyesuaian yang tidak memadai,
• dokumentasi kebijakan akuntansi yang inkonsisten,
• kepemilikan proses yang tidak jelas saat konsolidasi antar unit/anak perusahaan, atau
• pengendalian yang tidak cukup untuk journal entry review, cut-off testing, atau pengecekan kepatuhan sebelum laporan keuangan dipublikasikan.

4. Pengakuan Pendapatan (11%)

Defisiensi yang paling sering muncul berkaitan dengan kapan pendapatan boleh diakui dan bukti pendukungnya. Perusahaan dengan kebijakan yang memberi ruang interpretasi berlebih cenderung mengakui pendapatan lebih cepat dari seharusnya, termasuk melalui skema seperti side letters, kontrak yang tidak terdokumentasi dengan jelas, atau dokumen pendukung pengakuan pendapatan yang tidak lengkap.

5. Ketiadaan Pemisahan Tugas (9%)

Perusahaan dengan staf akuntansi terbatas sering memberi dua atau lebih aktivitas kunci kepada satu individu, misalnya otorisasi transaksi sekaligus pencatatan. Kondisi ini memperbesar kemungkinan fraud maupun error yang tidak terdeteksi.

Selain kelima kategori di atas, 25% sisa defisiensi dikategorikan sebagai rekonsiliasi akun (9%), praktik ICOFR di anak perusahaan signifikan (7%), tone-at-the top manajemen (5%), IT General Control (3%), dan tidak dapat dikategorikan (1%).

Bagi Anda yang akan menghadapi audit ICOFR untuk pertama kali, fokuskan energi untuk meminimalisir dampak dan kemungkinan defisiensi di 9 kategori di atas sehingga opini audit ICOFR tahun pertama Anda bisa efektif.

Sumber: Ge & McVay (2005). The Disclosure of Material Weaknesses in Internal Control after the Sarbanes‐Oxley Act.