Kelemahan Material ICOFR aspek Kompetensi, SOD, OE, Persediaan, dan Pajak di Satu Segmen Bisnis The Mosaic Company

The Mosaic Company adalah perusahaan petrokimia asal Amerika Serikat yang berbasis di Tampa, Florida. Perusahaan ini menambang fosfat, kalium (potash), dan mengumpulkan urea untuk produksi pupuk, melalui berbagai jaringan distribusi internasional dan anak usahanya, Mosaic Fertilizantes. Mosaic merupakan produsen pupuk fosfat dan kalium terbesar di Amerika Serikat.

The Mosaic Company didirikan pada Oktober 2004 melalui penggabungan antara IMC Global—perusahaan pupuk yang berdiri sejak tahun 1909—dan divisi nutrisi tanaman milik Cargill. Perusahaan ini merupakan produsen sekaligus pemasar pupuk fosfat dan kalium terkonsentrasi, dengan basis pelanggan yang mencakup grosir, pengecer, dan petani individu di seluruh dunia. Mosaic mempekerjakan sekitar 13.000 orang di delapan negara.

Tahun Buku 2006 adalah tahun buku pertama audit ICOFR Perusahaan. Per 31 Mei 2006, manajemen mengidentifikasi kelemahan material dalam pengendalian internal atas pelaporan keuangan berikut:

1. Pemantauan yang tidak efektif atas pengendalian internal di segmen bisnis Phosphates.

Manajemen tidak cukup melakukan pemantauan terhadap pengendalian internal atas pelaporan keuangan di segmen bisnis Phosphates untuk memastikan bahwa pengendalian internal beroperasi secara efektif. Kelemahan material/Material Weakness (MW) ini merupakan hasil dari kekurangan berikut:

• Perusahaan memiliki pengendalian pemantauan yang tidak memadai untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur perusahaan secara konsisten diikuti di segmen bisnis Phosphates. Selain itu, terdapat kurangnya disiplin dalam memantau efektivitas pengendalian yang telah diidentifikasi serta dalam menangani remediasi atas kelemahan di segmen tersebut; dan
• Perusahaan tidak memiliki personel yang memadai dengan tingkat pengetahuan, pengalaman, dan pelatihan yang sesuai dalam penerapan US GAAP dan dalam pengendalian internal atas pelaporan keuangan di segmen Phosphates.

Kekurangan ini mengakibatkan prosedur penelaahan dan pemantauan yang tidak efektif terhadap rekonsiliasi akun dan entri jurnal di segmen Phosphates. Selain itu, terdapat pengendalian yang tidak memadai terkait kelengkapan, keakuratan, dan validitas transaksi persediaan di segmen tersebut. Kekurangan pengendalian ini menyebabkan kesalahan dalam laporan keuangan konsolidasian interim dan tahunan serta terdapat kemungkinan yang lebih dari sekadar kecil bahwa salah saji material dalam laporan keuangan konsolidasian perusahaan tidak akan dicegah atau dideteksi.

2. Pemisahan tugas yang tidak memadai.

Perusahaan memiliki pemisahan tugas yang tidak memadai terkait dengan aplikasi perangkat lunak komputer di Amerika Utara. Manajemen menyimpulkan bahwa kekurangan pengendalian ini mengakibatkan kemungkinan yang lebih dari sekadar kecil bahwa salah saji material dalam laporan keuangan konsolidasian interim atau tahunan perusahaan tidak akan dicegah atau dideteksi.

3. Pengendalian yang tidak efektif atas akuntansi pajak penghasilan.

Perusahaan tidak melakukan pengawasan dan penelaahan yang memadai atas akuntansi pajak penghasilan. Secara khusus, perusahaan tidak memiliki penelaahan pengawasan yang memadai atas penyusunan provisi pajak akhir tahun dan atas proses rekonsiliasi serta analisis akun-akun terkait pajak penghasilan. Kekurangan pengendalian ini menyebabkan kesalahan dalam laporan keuangan konsolidasian interim dan tahunan serta terdapat kemungkinan yang lebih dari sekadar kecil bahwa salah saji material dalam laporan keuangan konsolidasian perusahaan tidak akan dicegah atau dideteksi.

Sebagai tanggapan atas kelemahan material di atas dan sebagai bagian dari rencana remediasi dan integrasi Perusahaan, dengan pengawasan dari Komite Audit, manajemen melaksanakan langkah-langkah remediasi berikut:

• Mengimplementasikan ERP baru untuk operasi Amerika Utara pada paruh pertama tahun fiskal 2007. Manajemen baru-baru ini mengevaluasi fungsi keuangan dan akuntansi di Amerika Utara dan sedang dalam proses penyelarasan ulang dengan struktur baru Perusahaan di bawah sistem ERP tersebut. Satu sistem komputer yang terintegrasi di wilayah Amerika Utara akan meningkatkan pengendalian internal atas pelaporan keuangan karena memungkinkan manajemen untuk fokus pada proses yang konsisten dan memaksimalkan penggunaan pengendalian otomatis dalam sistem ERP.
• Mengevaluasi pemisahan tugas dalam kaitannya dengan sistem ERP. Evaluasi ini mencakup pengawasan dari audit internal dan bantuan dari konsultan eksternal, dan diharapkan secara signifikan mengurangi konflik pemisahan tugas.
• Mencari personel akuntansi tambahan dengan pengalaman akuntansi publik yang kuat untuk ditempatkan di segmen bisnis Phosphates di Florida. Manajemen mengharapkan rekrutan baru ini akan melakukan riset akuntansi dan mengawasi pengendalian internal di segmen tersebut.
• Menambah sumber daya di fungsi akuntansi keuangan dan riset akuntansi di tingkat korporat untuk mendukung keahlian pelaporan dan akuntansi di segmen Phosphates.
• Menerapkan penelaahan keuangan bulanan per segmen bisnis dalam organisasi kontroler, yang mencakup analisis hasil aktual dan tinjauan neraca triwulanan per segmen.
• Meningkatkan prosedur audit internal di segmen bisnis Phosphates untuk secara independen memantau dan mengevaluasi kecukupan serta efektivitas pengendalian internal.
• Melakukan pencarian eksternal untuk posisi Vice President – Tax. Sementara itu, melibatkan spesialis pajak eksternal, dan Vice President – Finance Perusahaan untuk memberikan pengawasan tambahan dalam urusan perpajakan. Selain itu meningkatkan prosedur dan penelaahan atas proses rekonsiliasi dan analisis akun-akun terkait pajak penghasilan.

Source: SEC (2006). Form 10-K.